Detail Metadata Kegiatan Statistik
Kompilasi Data Pengawasan Kearsipan Internal Provinsi Jawa Timur 2025
Informasi Umum
Judul KegiatanKompilasi Data Pengawasan Kearsipan Internal Provinsi Jawa Timur
Tahun Kegiatan
2025
Cara Pengumpulan Data
Kompilasi Produk Administrasi
Sektor Kegiatan
Perwilayahan dan Perkotaan
Jenis Kegiatan Statistik
Statistik Sektoral
Identitas Rekomendasi
-
Penyelenggara
Instansi PenyelenggaraDinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
Alamat Lengkap Instansi Penyelenggara
Jl. Menur Pumpungan No. 32, Menur Pumpungan, Kec. Sukolilo, Surabaya, Jawa Timur 60118
| Telepon: | (031) 5947830 |
| Faksimile: | (031) 8499941 |
| Email: | disperpusip@jatimprov.go.id |
Penanggung Jawab
Unit Eselon Penanggung Jawab| Eselon 1: | Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur |
| Eselon 2: | Ir. TIAT S. SUWARDI, M.Si |
Penanggung Jawab Teknis
| Nama: | ARTANTI TRI WAHYUNI, SH. M.Si |
| Jabatan: | - |
| Alamat: | Jl. Jagir Wonokromo 350 Surabaya |
| Telepon: | (031) 5947830 |
| Faksimile: | (031) 5921055 |
| Email: | disperpusip@jatimprov.go.id |
Perencanaan dan Persiapan
Latar Belakang KegiatanPengawasan Kearsipan Internal adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antar prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaran kearsipan di setiap Perangkat Daerah sesuai dengan kewenangannya.
Tujuan Kegiatan
Menjamin kepastian atas kepatuhan dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan setiap Perangkat Daerah terhadap prinsip, kaidah, standar kearsipan dan peraturan perundang-undangan.
Rencana Jadwal Kegiatan
Perencanaan Kegiatan
2025-02-01 s.d. 2025-02-01
Desain
2025-02-01 s.d. 2025-02-01
Pengumpulan Data
2025-06-17 s.d. 2025-08-01
Pengolahan Data
2025-09-01 s.d. 2025-09-30
Analisis
2025-09-20 s.d. 2025-10-10
Diseminasi Hasil
2025-12-01 s.d. 2025-12-18
Evaluasi
2025-12-22 s.d. 2025-12-30
Variabel (Karakteristik) yang Dikumpulkan
| Nama Variabel | Konsep | Definisi | Referensi Waktu |
|---|---|---|---|
| Aspek Penciptaan | Sampel naskah dinas yang sudah terverifikasi | 1. Kesesuaian naskah dinas yag diperiksa meliputi: penomoran naskah, struktur naskah, dan format naskah; 2. Pengendalian naskah masuk dan keluar. | Tahunan |
| Aspek Penggunaan | Tingkat ketersediaan arsip aktif dan arsip inaktif, kinerja pengeloaan arsip aktif di Unit Pengolah dan pengelolaan arsip inaktif di Unit Kearsipan | Bukti dukung yang disampaikan berupa: 1. Daftar arsip aktif dari Aplikasi SRIKANDI/aplikasi sejenis; 2. Sarana pelayanan arsip aktif; 3. Daftar arsip aktif hasil konvensional; 4. Sarana pelayanan arsip konvesional 5. Daftar arsip inaktif; 6.Sarana pelayanan arsip inaktif.; | Tahunan |
| Aspek Pemeliharaan | Kinerja pemberkasan arsip aktif di Unit Pengolah dan kinerja pengelolaan arsip inaktif di Unit Kearsipan. | 1. Pemberkasan dilaksanakan terhadap naskah masuk dan naskah keluar dengan melihat jenis item pada isi berkas pada Aplikasi SRIKANDI; 2. Pada arsip konvensional melihat kesesuaian pemberkasan arsip dengan kode klasifikasi arsip dari daftar berkas dan isi berkas; 3. Obyek pengawasan harus menyusun daftar arsip vital; 4. Penataan arsip inaktif sesuai prosedur; 5. Penyusunan daftar arsip inaktif; 6. Kegiatan alih media arsip inaktif disertai dengan penyusunan Berita Acara dan daftar arsip inaktif yang telah dialih mediakan. | Tahunan |
| Aspek Penyusutan | Intensitas pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dan ketaatan terhadap prosedur penyusutan arsip. | 1. Prosedur pemindahan arsip melalui Aplikasi SRIKANDI dengan menyusun Berita Acara dan Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dari akun Kepala Perangkat Daerah ke Unit Kearsipan II; 2. Bagian konvensional: Unit Pengolah memindahkan arsip konvensional sesuai dengan prosedur dalam kurun waktu 5 tahun terakhir; 3. Kegiatan pemusnahan arsip sesuai prosedur; 4. Kegiatan penyerahan arsip sesuai prosedur. | Tahunan |
| Aspek SDM | Tingkat ketersediaan SDM Arsiparis dan tingkat kompetensi SDM Arsiparis | Bukti dukung berupa: 1. Daftar arsiparis dan tenaga pengelola arsip yang tersedia; 2. Keterangan pengembangan kompetensi. | Tahunan |
| Aspek Prasarana | Tingkat ketersediaan sarana prasarana penunjang pengelolaan arsip. | Bukti dukung berupa : 1. Dokumentasi folder, guide, sekat; 2. Ketersediaan ruangan penyimpanan arsip inaktif; 3. Ketersediaan peralatan penyimpanan arsip inaktif. | Tahunan |
Desain Kegiatan
Kegiatan ini dilakukanBERULANG
Frekuensi Penyelenggaraan
TAHUNAN
Tipe Pengumpulan Data
CROSS_SECTIONAL
Cakupan Wilayah Pengumpulan Data
SEBAGIAN_WILAYAH_INDONESIA
Wilayah Kegiatan
| Provinsi | Kabupaten/Kota |
|---|---|
| JAWA TIMUR | PACITAN |
| JAWA TIMUR | PONOROGO |
| JAWA TIMUR | TRENGGALEK |
| JAWA TIMUR | TULUNGAGUNG |
| JAWA TIMUR | BLITAR |
| JAWA TIMUR | KEDIRI |
| JAWA TIMUR | MALANG |
| JAWA TIMUR | LUMAJANG |
| JAWA TIMUR | JEMBER |
| JAWA TIMUR | BANYUWANGI |
| JAWA TIMUR | BONDOWOSO |
| JAWA TIMUR | SITUBONDO |
| JAWA TIMUR | PROBOLINGGO |
| JAWA TIMUR | PASURUAN |
| JAWA TIMUR | SIDOARJO |
| JAWA TIMUR | MOJOKERTO |
| JAWA TIMUR | JOMBANG |
| JAWA TIMUR | NGANJUK |
| JAWA TIMUR | MADIUN |
| JAWA TIMUR | MAGETAN |
| JAWA TIMUR | NGAWI |
| JAWA TIMUR | BOJONEGORO |
| JAWA TIMUR | TUBAN |
| JAWA TIMUR | LAMONGAN |
| JAWA TIMUR | GRESIK |
| JAWA TIMUR | BANGKALAN |
| JAWA TIMUR | SAMPANG |
| JAWA TIMUR | PAMEKASAN |
| JAWA TIMUR | SUMENEP |
| JAWA TIMUR | KOTA KEDIRI |
| JAWA TIMUR | KOTA BLITAR |
| JAWA TIMUR | KOTA MALANG |
| JAWA TIMUR | KOTA PROBOLINGGO |
| JAWA TIMUR | KOTA PASURUAN |
| JAWA TIMUR | KOTA MOJOKERTO |
| JAWA TIMUR | KOTA MADIUN |
| JAWA TIMUR | KOTA SURABAYA |
| JAWA TIMUR | KOTA BATU |
Wawancara
Sarana Pengumpulan Data
Unit Pengumpulan Data
Lainnya : Unit Kearsipan I
Pengumpulan Data
Apakah Melakukan Uji Coba (Pilot Survey)Tidak
Metode Pemeriksaan Kualitas Pengumpulan Data
Supervisi
Apakah Melakukan Penyesuaian Nonrespon
Ya
Petugas Pengumpulan Data
Staf instansi penyelenggara
Persyaratan Pendidikan Terendah Petugas Pengumpulan Data
SMA/SMK
Jumlah Petugas
Supervisor/penyelia/pengawas: 1
Pengumpul data/enumerator: 2
Apakah Melakukan Pelatihan Petugas
Ya
Pengolahan dan Analisis
Tahapan Pengolahan DataEditing, Data Entry, Validasi
Metode Analisis
DESKRIPTIF
Unit Analisis
Lainnya : Perangkat Daerah
Tingkat Penyajian Hasil Analisis
Provinsi
Diseminasi Hasil
Produk Kegiatan yang Tersedia untuk UmumTercetak (hardcopy): Ya
Digital (softcopy): Tidak
Data Mikro: Tidak
Rencana Rilis Produk Kegiatan
Tercetak (hardcopy): 2025-12-18;
Digital (softcopy): -
Data Mikro: -
Variabel Kegiatan
-
Kriteria ruangan penyimpanan arsip inaktif yaitu: 1. Ruang khusus penyimpanan arsip inaktif yang dilengkapi dengan pintu keluar darurat. 2. Ruang penyimpanan arsip inaktif yang tidak dibangun/berada di bawah tanah (basement). 3. Tidak terdapat area kerja pada ruang penyimpanan arsip inaktif; 4. Terdapat....
-
Kriteria peralatan penyimpanan arsip inaktif yaitu: 1. Fire alarm system; 2. Heat/smoke detector; 3. Hydrant/APAR; 4. Rak penyimpanan arsip inaktif sesuai ketentuan perundang-undangan; 5. Penempatan rak arsip inaktif sesuai ketentuan perundang-undangan; 6. Container /pembungkus arsip inaktif sesuai bentuk....