Detail Metadata Kegiatan Statistik

Kompilasi Data Pengawasan Kearsipan Internal Provinsi Jawa Timur 2025

Detail Metadata
Informasi Umum Perencanaan Desain Pengumpulan Data Pengolahan dan Diseminasi Variabel Kegiatan Indikator Kegiatan

Informasi Umum

Judul Kegiatan
Kompilasi Data Pengawasan Kearsipan Internal Provinsi Jawa Timur

Tahun Kegiatan
2025

Cara Pengumpulan Data
Kompilasi Produk Administrasi

Sektor Kegiatan
Perwilayahan dan Perkotaan

Jenis Kegiatan Statistik
Statistik Sektoral

Identitas Rekomendasi
-

Penyelenggara

Instansi Penyelenggara
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Alamat Lengkap Instansi Penyelenggara
Jl. Menur Pumpungan No. 32, Menur Pumpungan, Kec. Sukolilo, Surabaya, Jawa Timur 60118
Telepon: (031) 5947830
Faksimile: (031) 8499941
Email: disperpusip@jatimprov.go.id

Penanggung Jawab

Unit Eselon Penanggung Jawab
Eselon 1: Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur
Eselon 2:  Ir. TIAT S. SUWARDI, M.Si

Penanggung Jawab Teknis
Nama: ARTANTI TRI WAHYUNI, SH. M.Si
Jabatan: -
Alamat: Jl. Jagir Wonokromo 350 Surabaya
Telepon:  (031) 5947830
Faksimile: (031) 5921055
Email: disperpusip@jatimprov.go.id

Perencanaan dan Persiapan

Latar Belakang Kegiatan
Pengawasan Kearsipan Internal adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antar prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaran kearsipan di setiap Perangkat Daerah sesuai dengan kewenangannya.

Tujuan Kegiatan
Menjamin kepastian atas kepatuhan dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan setiap Perangkat Daerah terhadap prinsip, kaidah, standar kearsipan dan peraturan perundang-undangan.

Rencana Jadwal Kegiatan
Perencanaan Kegiatan
2025-02-01 s.d. 2025-02-01
Desain
2025-02-01 s.d. 2025-02-01
Pengumpulan Data
2025-06-17 s.d. 2025-08-01
Pengolahan Data
2025-09-01 s.d. 2025-09-30
Analisis
2025-09-20 s.d. 2025-10-10
Diseminasi Hasil
2025-12-01 s.d. 2025-12-18
Evaluasi
2025-12-22 s.d. 2025-12-30

Variabel (Karakteristik) yang Dikumpulkan
Nama VariabelKonsepDefinisiReferensi Waktu
Aspek PenciptaanSampel naskah dinas yang sudah terverifikasi1. Kesesuaian naskah dinas yag diperiksa meliputi: penomoran naskah, struktur naskah, dan format naskah; 2. Pengendalian naskah masuk dan keluar. Tahunan
Aspek PenggunaanTingkat ketersediaan arsip aktif dan arsip inaktif, kinerja pengeloaan arsip aktif di Unit Pengolah dan pengelolaan arsip inaktif di Unit KearsipanBukti dukung yang disampaikan berupa: 1. Daftar arsip aktif dari Aplikasi SRIKANDI/aplikasi sejenis; 2. Sarana pelayanan arsip aktif; 3. Daftar arsip aktif hasil konvensional; 4. Sarana pelayanan arsip konvesional 5. Daftar arsip inaktif; 6.Sarana pelayanan arsip inaktif.;Tahunan
Aspek PemeliharaanKinerja pemberkasan arsip aktif di Unit Pengolah dan kinerja pengelolaan arsip inaktif di Unit Kearsipan.1. Pemberkasan dilaksanakan terhadap naskah masuk dan naskah keluar dengan melihat jenis item pada isi berkas pada Aplikasi SRIKANDI; 2. Pada arsip konvensional melihat kesesuaian pemberkasan arsip dengan kode klasifikasi arsip dari daftar berkas dan isi berkas; 3. Obyek pengawasan harus menyusun daftar arsip vital; 4. Penataan arsip inaktif sesuai prosedur; 5. Penyusunan daftar arsip inaktif; 6. Kegiatan alih media arsip inaktif disertai dengan penyusunan Berita Acara dan daftar arsip inaktif yang telah dialih mediakan.Tahunan
Aspek PenyusutanIntensitas pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dan ketaatan terhadap prosedur penyusutan arsip.1. Prosedur pemindahan arsip melalui Aplikasi SRIKANDI dengan menyusun Berita Acara dan Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dari akun Kepala Perangkat Daerah ke Unit Kearsipan II; 2. Bagian konvensional: Unit Pengolah memindahkan arsip konvensional sesuai dengan prosedur dalam kurun waktu 5 tahun terakhir; 3. Kegiatan pemusnahan arsip sesuai prosedur; 4. Kegiatan penyerahan arsip sesuai prosedur.Tahunan
Aspek SDMTingkat ketersediaan SDM Arsiparis dan tingkat kompetensi SDM ArsiparisBukti dukung berupa: 1. Daftar arsiparis dan tenaga pengelola arsip yang tersedia; 2. Keterangan pengembangan kompetensi.Tahunan
Aspek PrasaranaTingkat ketersediaan sarana prasarana penunjang pengelolaan arsip.Bukti dukung berupa : 1. Dokumentasi folder, guide, sekat; 2. Ketersediaan ruangan penyimpanan arsip inaktif; 3. Ketersediaan peralatan penyimpanan arsip inaktif.Tahunan

Desain Kegiatan

Kegiatan ini dilakukan
BERULANG

Frekuensi Penyelenggaraan
TAHUNAN

Tipe Pengumpulan Data
CROSS_SECTIONAL

Cakupan Wilayah Pengumpulan Data
SEBAGIAN_WILAYAH_INDONESIA

Wilayah Kegiatan
ProvinsiKabupaten/Kota
JAWA TIMURPACITAN
JAWA TIMURPONOROGO
JAWA TIMURTRENGGALEK
JAWA TIMURTULUNGAGUNG
JAWA TIMURBLITAR
JAWA TIMURKEDIRI
JAWA TIMURMALANG
JAWA TIMURLUMAJANG
JAWA TIMURJEMBER
JAWA TIMURBANYUWANGI
JAWA TIMURBONDOWOSO
JAWA TIMURSITUBONDO
JAWA TIMURPROBOLINGGO
JAWA TIMURPASURUAN
JAWA TIMURSIDOARJO
JAWA TIMURMOJOKERTO
JAWA TIMURJOMBANG
JAWA TIMURNGANJUK
JAWA TIMURMADIUN
JAWA TIMURMAGETAN
JAWA TIMURNGAWI
JAWA TIMURBOJONEGORO
JAWA TIMURTUBAN
JAWA TIMURLAMONGAN
JAWA TIMURGRESIK
JAWA TIMURBANGKALAN
JAWA TIMURSAMPANG
JAWA TIMURPAMEKASAN
JAWA TIMURSUMENEP
JAWA TIMURKOTA KEDIRI
JAWA TIMURKOTA BLITAR
JAWA TIMURKOTA MALANG
JAWA TIMURKOTA PROBOLINGGO
JAWA TIMURKOTA PASURUAN
JAWA TIMURKOTA MOJOKERTO
JAWA TIMURKOTA MADIUN
JAWA TIMURKOTA SURABAYA
JAWA TIMURKOTA BATU
Metode Pengumpulan Data
Wawancara

Sarana Pengumpulan Data
Mail

Unit Pengumpulan Data
Lainnya : Unit Kearsipan I

Pengumpulan Data

Apakah Melakukan Uji Coba (Pilot Survey)
Tidak

Metode Pemeriksaan Kualitas Pengumpulan Data
Supervisi

Apakah Melakukan Penyesuaian Nonrespon
Ya

Petugas Pengumpulan Data
Staf instansi penyelenggara

Persyaratan Pendidikan Terendah Petugas Pengumpulan Data
SMA/SMK

Jumlah Petugas
Supervisor/penyelia/pengawas: 1
Pengumpul data/enumerator: 2

Apakah Melakukan Pelatihan Petugas
Ya

Pengolahan dan Analisis

Tahapan Pengolahan Data
Editing, Data Entry, Validasi

Metode Analisis
DESKRIPTIF

Unit Analisis
Lainnya : Perangkat Daerah

Tingkat Penyajian Hasil Analisis
Provinsi

Diseminasi Hasil

Produk Kegiatan yang Tersedia untuk Umum
Tercetak (hardcopy): Ya
Digital (softcopy): Tidak
Data Mikro: Tidak

Rencana Rilis Produk Kegiatan
Tercetak (hardcopy): 2025-12-18;
Digital (softcopy): -
Data Mikro: -

Variabel Kegiatan

  1. Ruangan penyimpanan arsip inaktif sesuai dengan kriteria
    Kriteria ruangan penyimpanan arsip inaktif yaitu: 1. Ruang khusus penyimpanan arsip inaktif yang dilengkapi dengan pintu keluar darurat. 2. Ruang penyimpanan arsip inaktif yang tidak dibangun/berada di bawah tanah (basement). 3. Tidak terdapat area kerja pada ruang penyimpanan arsip inaktif; 4. Terdapat....
  2. Peralatan penyimpanan arsip inaktif sesuai dengan kriteria dan berfungsi dengan baik
    Kriteria peralatan penyimpanan arsip inaktif yaitu: 1. Fire alarm system; 2. Heat/smoke detector; 3. Hydrant/APAR; 4. Rak penyimpanan arsip inaktif sesuai ketentuan perundang-undangan; 5. Penempatan rak arsip inaktif sesuai ketentuan perundang-undangan; 6. Container /pembungkus arsip inaktif sesuai bentuk....

Indikator Kegiatan

Metadata indikator tidak tersedia.